Často kladené otázky pre farnosti
Všeobecná informácia: Všetky písomné súhlasy alebo poučenia osôb (alebo dokumenty, ktoré obsahujú formuláciu súhlasu alebo poučenia osôb) uchovávam 5 rokov od ich podpisu. Následne ich môžem vhodným spôsobom zničiť.
1. Krst
Ide o „prvé získavanie“ osobných údajov od dotknutých osôb a ich "prvé poučenie" po 25.5.2018. Dotknuté osoby musia byť upovedomené o zásadách spracúvania osobných údajov buď nahliadnutím do tlačenej verzie smernice alebo upovedomením o existencii webstránky gdpr.kbs.sk.
Správca farnosti je povinný do administratívnych podkladov pre vysluhovanie sviatostí zahrnúť nasledovnú formuláciu: „Dotknutá osoba svojím podpisom potvrdzuje, že sa oboznámila s princípmi ochrany osobných údajov Rímskokatolíckej cirkvi v Slovenskej republike.“
Ak nie je možné text zahnúť priamo do konkrétneho formulára, je možné nechať si vyhotoviť pečiatku s uvedeným textom, kde sa dotknutá osoba podpíše. Všetky dotknuté plnoleté osoby musia podpísať toto poučenie, bez neho nie je možné sviatosť vyslúžiť.
Uvedená formulácia by mala byť súčasťou aj elektronických formulárov (používané matričné systémy, systémy na správu dokumentov – ecclesia, dms, a pod.). V prípade, že by to nebolo možné technicky realizovať, odporúčame použiť pečiatku.
2. 1. sv. prijímanie
Vyššie uvedenú formuláciu podpisujú len tie dotknuté osoby, ktorých údaje sa získavajú prvýkrát. Teda, po 25.5.2018 túto formuláciu (poučenie) budú podpisovať všetky plnoleté osoby. Avšak v horizonte budúcnosti budú napríklad údaje o dieťati a rodičoch už prvýkrát zapísané v knihe krstov spolu s podpísanou formuláciou, preto tieto isté osoby už nebudú opakovane podpisovať formuláciu pri ďalších sviatostiach.
3. Birmovka
Rovnako ako pod bodom 2.
4. Sviatosť manželstva
V prípade, že osobné údaje svedkov nahlásia snúbenci, títo nemusia preukazovať písomný súhlas od svedkov, pretože súhlas môže byť daný akýmkoľvek iným preukázateľným spôsobom. Teda v praxi v bežných prípadoch je zrejmé, že svedkovia so svojou úlohou svedka pre snúbencov súhlasili a osobné údaje snúbencom slobodne zverili pre účely sobáša a prípravu dokumentov.
V sobášnej zápisnici musia aj snúbenci a aj svedkovia podpísať, že sa oboznámili so zásadami spracovania osobných údajov Katolíckou cirkvou v SR (pozri otázky vyššie). Túto formuláciu môžte otlačiť pečiatkou v blízkosti bežných podpisov, aby sa tieto osoby nemuseli v jednej zápisnici podpisovať viackrát.
Rodičia snúbencov takéto vyhlásenie v sobášnej zápisnici nepodpisujú.
Osobné údaje, vrátane rodného čísla, ktoré získavate pre účely štátnej matriky nepotrebujú osobitný súhlas, keďže sú získavané na zákonnom podklade.
Osobné údaje, vrátane rodného čísla, ktoré získavate pre účely štátnej matriky nepotrebujú osobitný súhlas, keďže sú získavané na zákonnom podklade.
5. Komu môžem vydať výpis z matriky?
V zásade platí, že cirkevné dokumenty by mali obiehať len vo vnútri Cirkvi. Ak je to možné, uprednostním zaslanie výpisov z matrík medzi farnosťami (prostrednítcvom elektronického systému ecclesia.sk; alebo poštou). Výpisy z matrík vydávam osobám do rúk len ak nie je možné realizovať postup vo vnútri Cirkvi a len za podmienok tu uvedených.
Výpis z matriky môžem v zásade vydať iba takej osobe, ktorá je uvedená v matrike a ktorej sa príslušný výpis týka (napr. jednému z rodičov maloletého dieťaťa v prípade 1. sv. prijímania alebo birmovky a pod.).
Výpis z matriky môžem v zásade vydať iba takej osobe, ktorá je uvedená v matrike a ktorej sa príslušný výpis týka (napr. jednému z rodičov maloletého dieťaťa v prípade 1. sv. prijímania alebo birmovky a pod.).
Iným osobám môžem výpis z matriky vydať iba na základe písomného splnomocnenia dotknutej osoby, ktorej sa výpis týka a to iba v zalepenej obálke na meno dotknutej osoby. Prevzatie obálky by mala splnomocnená osoba pri prevzatí podpísať (môžem viesť napr. zošit vydaných odpisov z matriky pre tieto účely a pre prípad kontroly zo strany Úradu; stačí uviesť meno, priezvisko, dátum a podpis splnomocnenej osoby) Splnomocnenie nemusí byť overené; nie je potrebné zaťažovať stránky ďalšími finančnými nákladmi. Kópiu splnomocnenia neuchovávajte, išlo by zbytočne o ďalšie spracúvanie ďalších osobných údajov.
6. Môžem posielať osobné údaje dotknutej osoby emailom?
V zásade platí, že osobné údaje nesmú byť súčasťou nezabezpečenej emailovej komunikácie. V cirkevnom prostredí je bezpečné používať uzavreté komunikačné systémy partikulárnych cirkví (napríklad ecclesia.sk, nrb.sk). Nie je možné pre tieto účely používať osobné/súkromné emailové schránky (gmail, hotmail, post, pobox, centrum a pod.) mimo informačných systémov partikulárnych cirkví. V prípade potreby sa obráťte na kontakty uvedené v sekcii Informačné technológie na stránke gdpr.kbs.sk.
7. Aké povinnosti musím splniť ak príde do matriky nahliadať cudzia osoba napríklad za účelom rodokmeňa?
Každá osoba, ktorá chce nahliadať do matriky musí podpísať mlčanlivosť z prílohy II.
8. Aké povinnosti má správca farnosti, ak nemá vo farnosti žiadneho zamestnanca ani dobrovoľníka?
Pokiaľ má farnosť vlastnú webstránku, tak je povinná na nej vytvoriť odkaz „ochrana osobných údajov“, ktorý odkazuje na stránku gdpr.kbs.sk Ak nemám zriadenú webstránku, dokument „Zabezpečenie ochrany osobných údajov Rímskokatolíckou cirkvou v Slovenskej republike" musí byť fyzicky prístupný k nahliadnutiu kedykoľvek, ak o to požiada dotknutá osoba, o ktorej vediem osobné údaje (napríklad osoba z matriky)
Správca farnosti je povinný viesť záznam o spracovateľských činnostiach, ktorý si vytlačí, vypíše v ňom údaje o svojej farnosti, podpíše a založí alebo ho vedie v elektronickej forme v počítači. Vzor už vyplneného záznamu pre farnosti nájdete na stránke gdpr.kbs.sk v sekcii Farnosti. Priebežne si skontrolujte aktuálnosť tohto tlačiva na stránke gdpr.kbs.sk.
Ďalej správca farnosti zabezpečuje ochranu osobných údajov v praxi: teda, pri vysluhovaní sviatostí postupuje podľa pokynov vyššie. Pre informačné technológie správca farnosti sleduje sekciu „Informačné technológie“ na stránke gdpr.kbs.sk
Žiadnu ďalšiu dokumentáciu nie je správca farnosti povinný viesť (žiadny „bezpečnostný projekt“ v zmysle predošlej právnej úpravy a pod.)
9. Aké povinnosti má správca farnosti, ak nemá zamestnanca, ale má dobrovoľníka na činnosť, kde môže dôjsť k oboznámeniu sa osobnými údajmi iných osôb?
Okrem povinností, ktoré sú uvedené vyššie, má povinnosť nechať dobrovoľníkovi podpísať vyhlásenie mlčanlivosti z prílohy V záväzných predpisov cirkvi (pre RKC alebo GKC na príslušnej stránke gdpr.kbs.sk)
10. Aké povinnosti má správca farnosti, ak má aj zamestnancov?
V tomto prípade odporúčame preštudovať si povinnosti pre diecézy a postupovať podľa pokynov pre diecézy vo vzťahu k zamestnancom.
11. Kto je to zodpovedná osoba? Má farnosť alebo diecéza / eparchia povinnosť stanoviť zodpovednú osobu?
Zodpovednou osobou pre celú Katolícku cirkev, teda pre všetky farnosti, diecézy, eparchie je Konferencia biskupov Slovenska. Farnosť, diecéza, eparchia je povinná uvádzať na svojich webových stránkach kontakt na gdpr.kbs.sk. Môže napríklad uviesť „Ochrana osobných údajov“ alebo „Zodpovedná osoba pre ochranu osobných údajov“ a pod tento názov dá link na gdpr.kbs.sk
12. Liturgie na úmysel
Keďže zákon nešpecifikuje, akým spôsobom má byť udelený súhlas, pri liturgiách na úmysel sa predpokladá znalosť zaužívanej praxe. Ak osoba príde a sama požiada o úmysel „za zdravie Jožka a Anky Mrkvičkových“, tak sa predpokladá, že chce, aby toto bolo verejne ohlásené (prípadne zverejnené na stránke farnosti, webe obce, vo farskom časopise). Ak osoba žiada o „zdravie pre rodinu“, tak už svojou formuláciou dáva na vedomie, že nechce zverejniť priezvisko rodiny. Uvedené sa dá jednoducho ústne vybaviť so žiadateľom, ako si to želá, a takáto prax je akceptovaná aj zo strany Úradu na ochranu osobných údajov.
13. Upratovanie kostola a iné periodické činnosti v cirkvi
V prípade zapisovania sa do zoznamov pre účely upratovania alebo iných periodických činností vo farnosti odporúčame správcovi farnosti ústne v oznamoch uviesť, " V otázkach ochrany osobných údajov sa môžu dotknuté osoby obrátiť na farský úrad" alebo túto vetu uvádzať vytlačenú všeobecne vo výveske, prípadne v záhlaví zoznamov alebo na inom obvyklom mieste vo farnosti.
V prípade, že sa dotknutá osoba obráti s otázkami ohľadne osobných údajov, odkážete ju na webstránku gdpr.kbs.sk alebo jej dáte kontakt na zodpovednú osobu - Konferenciu biskupov Slovenska.
14. Zverejňovanie fotografií detí
Špecifická úprava sa týka zverejňovania fotografií detí (napr. zo sviatostí) a jej účelom je chrániť deti a ich fotografie pred zneužitím ako aj umožniť rodičovi rozhodnúť sa, či si želá zverejnenie fotografie dieťaťa. Vzhľadom na rozvíjajúce sa technológie a možnosti zneužitia je potrebné rešpektovať rozhodnutie rodičov. Preto odporúčame pred zverejnením fotografií detí nechať si podpísať súhlas s takýmto zverejnením, ktorého vzor nájdete v prílohe alebo na webstránke gdpr.kbs.sk. Keďže toto tlačivo Vám bolo zaslané elektronickou poštou už skôr, dávame na vedomie úpravy, ktoré v tomto vzore nastali.
Bežné spravodajské fotografie z verejne prístupných udalostí, ako záber do davu vrátane detí (bez zbytočného zaostrenia na konkrétnu neznámu osobu v dave) je možné zverejňovať ako doposiaľ.
15. Sobášne ohlášky
Sobášne ohlášky je možné vyhlasovať BEZ SÚHLASU SNÚBENCOV verejne vrátane webstránky a to v odporúčanom tvare v zmysle 80. zasadnutia KBS zo 17.3.2015: "si v našej farnosti vyslúžia sviatosť manželstva (meno snúbenice), ktorá pochádza z farnosti XY a (meno snúbenca), ktorý pochádza z farnosti XY".
Snúbencom je potrebné vysvetliť, že predmetné verejné vyhlásenie je v súlade s cirkevným právom a v ich vlastnom záujme, aby platnému
sláveniu manželstva nestála v ceste nijaká cirkevno-právna prekážka, o ktorej snúbenci nemusia mať vedomosť.
Ďalšie osobné údaje, ako mená rodičov, dátumy narodenia snúbencov alebo ich presné adresy bydliska nevyhlasujte. Ak by ste tak chceli učiniť, môžete len so súhlasom všetkých dotknutých osôb a pre uvedený účel.
Prosím, berte na vedomie rozlišovanie medzi "súhlasom" a "poučením" pričom postupujte podľa otázok 1- 4.
16. Čo znamená zásada minimalizácie spracúvania osobných údajov?
V praxi to znamená, že od osôb nepožadujem také osobné údaje, ktoré vôbec nepotrebujem (ani podľa zákona, ani podľa cirkevného práva a ani pre vec samotnú). V žiadnom prípade si nevyhotovujem kópie štátnych dokladov - napríklad kópiu občianskeho preukazu, kópiu rodného listu. Tieto doklady, pre potreby zápisov do matrík, môžem žiadať od dotknutej osoby iba k nahliadnutiu pre účely jej vlastnej identifikácie.
Ak vytváram zoznam upratovania kostola, stačí mi meno, priezvisko prípadne adresa, nepotrebujem od osoby dátum narodenia, takže ho pre účely takéhoto zoznamu nepožadujem.
17. Výmaz z matriky (vystúpenie z cirkvi) - LEN vo veci ochrany osobných údajov
V prípade, že sa na vás osoba obráti so žiadosťou o VÝMAZ osobných údajov z matriky alebo vystúpenie z cirkvi a s tým spojený VÝMAZ osobných údajov, je potrebné túto dotknutú osobu upovedomiť, že v otázke ochrany osobných údajov o tomto rozhoduje Zodpovedná osoba, ktorou je Konferencia biskupov Slovenska. Dotknutej osobe dajte všetky kontaktné údaje o KBS vrátane emailu, a poučte ju, že so svojou žiadosťou OHĽADNE OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV sa musí obrátiť písomne alebo emailom na KBS. Ak osoba so žiadosťou o vystúpenie z cirkvi výslovne nežiada aj výmaz osobných údajov z matriky, takúto žiadosť nám nepostupujte.
18. Komu môžem poskytnúť osobné údaje z matriky?
Osobné údaje sa poskytujú na zákonom stanovené účely výlučne verejným orgánom Slovenskej republiky alebo iného štátu a to v súlade s aktuálne platnou legislatívou Slovenskej republiky, Európskej únie.
Teda osobné údaje môžem poskytnúť len ak to verejný orgán žiada v súvislosti s výkonom svojej právomoci, napríklad súdne konanie, dedičské konanie, policajné vyšetrovanie a pod. (čl. XIIods. 7 Záväzného predpisu Zabezpečenie ochrany osobných údajov Rímskokatolíckou cirkvou v Slovenskej republike)
19. Obec si od farnosti vyžiadala údaje o krstoch a sobášoch v danom roku a chce zverejniť osobné údaje týchto osôb na svojich stránkach. Môžem jej ich poskytnúť?
Osobné údaje osôb nie je dovolené nikomu zasielať a ani zverejňovať bez ich súhlasu, a to ani zoznam mien a priezvísk osôb. (čl. XIII ods. 3 Záväzného predpisu: "Prevádzkovateľ alebo sprostredkovateľ sú povinní chrániť osobné údaje dotknutých osôb pred neoprávneným zverejnením, iným neoprávneným sprístupnením tretím stranám, neoprávneným spracúvaním, odcudzením, zničením, stratou.")
Teda, nie je možné odoslať zoznam mien sobášených alebo pokrstených niekomu inému (napríklad obci) bez toho, aby o tom tieto osoby mohli rozhodovať, teda bez súhlasu týchto dotknutých osôb prípadne ich zákonných zástupcov.
Pre štatistické účely môžete poslať na zverejnenie len číslo - počet pokrstených chlapcov, dievčat, počet sobášov a podobne.
V prípade, že chce obec zverejňovať tieto údaje, musí si od týchto osôb zaobstarať súhlas na ich zverejnenie, nakoľko obec je v tomto prípade "prevádzkovateľ", ktorý ide zverejniť nejaké osobné údaje. Nariadenie GDPR sa na zosnulé osoby nevzťahuje.
Kontaktné údaje od dotknutých osôb môžem vyžadovať len ak mi na to dotknutá osoba dala súhlas a pre výslovne uvedený účel. Ak zbieram emaily a telefónne čísla pri vysluhovaní sviatosti, okrem formulácie pod bodmi 1-4 musím zahrnúť aj súhlas, napr. "Poskytnutím emailového a telefonického kontaktu súhlasím s ich spracovaním pre účely organizovania a vyslúženia mnou žiadanej sviatosti". Tento súhlas je možné uviesť aj na jednom zozname, kde sa následne dotknuté osoby (napr. rodičia prvoprijímajúcich detí) zapíšu. Rešpektujem, že dotknutá osoba v zmysle zákona nemusí súhlasiť s poskytnutím svojich kontaktných údajov a môže preferovať výlučne osobnú komunikáciu. Dbám na bezpečnosť týchto zoznamov a chránim ich pred odcudzením.
20. Môžem vyžadovať od osôb kontaktné údaje?
Kontaktné údaje od dotknutých osôb môžem vyžadovať len ak mi na to dotknutá osoba dala súhlas a pre výslovne uvedený účel. Ak zbieram emaily a telefónne čísla pri vysluhovaní sviatosti, okrem formulácie pod bodmi 1-4 musím zahrnúť aj súhlas, napr. "Poskytnutím emailového a telefonického kontaktu súhlasím s ich spracovaním pre účely organizovania a vyslúženia mnou žiadanej sviatosti". Tento súhlas je možné uviesť aj na jednom zozname, kde sa následne dotknuté osoby (napr. rodičia prvoprijímajúcich detí) zapíšu. Rešpektujem, že dotknutá osoba v zmysle zákona nemusí súhlasiť s poskytnutím svojich kontaktných údajov a môže preferovať výlučne osobnú komunikáciu. Dbám na bezpečnosť týchto zoznamov a chránim ich pred odcudzením.
21. Vzor oznámenia v prípade konania verejnej akcie (púte a pod.)
Môžete si upraviť vzor, ktorý používa farnosť Rajecká Lesná a môžete ho zverejniť na prístupnom mieste - napr. na nástenke alebo niekde v blízkosti miesta, kde sa podujatie koná, prípade na webstránke Vašej farnosti. Takýto oznam môže byť aj všeobecný, teda bude sa vzťahovať na všetky akcie, ktoré organizujete vo verejnom priestore do budúcnosti.
Prihlasovanie na svate omse online
22. Prihlasovanie na sväté omše online
V súlade s nariadením GDPR nie možné zverejňovať osobné údaje (meno, priezvisko, ...) osôb prihlásených na svätú omšu na internetovej stránke farnosti.
Prihlasovanie na svate omse online
22. Prihlasovanie na sväté omše online
V súlade s nariadením GDPR nie možné zverejňovať osobné údaje (meno, priezvisko, ...) osôb prihlásených na svätú omšu na internetovej stránke farnosti.