Ochrana osobných údajov - opatrenia vo vzťahu k farnostiam
1. Pokiaľ má farnosť vlastnú webstránku, tak je povinná na nej vytvoriť odkaz „ochrana osobných údajov“, ktorý odkazuje na stránku gdpr.kbs.sk Ak nemám zriadenú webstránku, dokument „Zabezpečenie ochrany osobných údajov Rímskokatolíckou cirkvou v Slovenskej republike" musí byť fyzicky prístupný k nahliadnutiu kedykoľvek, ak o to požiada dotknutá osoba, o ktorej vediem osobné údaje (napríklad osoba z matriky).
2. Pokiaľ má farnosť zamestnancov (vrátane dobrovoľníkov na zmluvu, alebo na základe dohôd), tak na ňu platia vo vzťahu k jej zamestnancom pravidlá ako pre diecézu.
3. Správca farnosti dodržiava základné opatrenia vo vzťahu k ochrane osobných údajov: matričné knihy uchováva v uzamknutej skrini alebo v uzamknutej miestnosti. V priestoroch, kde uchováva matričné knihy a iné osobné údaje (zmluvná agenda a pod.) sa nemôžu pohybovať osoby bez vedomia správcu farnosti alebo bez osobitného poverenia. Správca farnosti je povinný používať vzory príloh k dokumentu „Zabezpečenie ochrany osobných údajov Rímskokatolíckou cirkvou v Slovenskej republike“, ak je to potrebné.
Opatrenia týkajúce sa IT prevádzky (počítače, komunikácia, Ecclesia) budú zverejnené v sekcii Informačné technológie.
4. V prípade, že niekto chce prísť nahliadať do matriky za účelom genealógie, správca farnosti je povinný nechať mu podpísať súhlas čl. VII ods. 6: Príloha II Dokumentu Zabezpečenie ochrany osobných údajov Rímskokatolíckou cirkvou v Slovenskej republike
5. V prípade vyhotovovania a vyvesovania zoznamov vo farnosti (napríklad zapisovanie na upratovanie, zapisovanie na púte a pod.) je potrebné na zoznam skopírovať vyhlásenie o ochrane osobných údajov z prílohy IV, čl. IX ods. 2 II Dokumentu Zabezpečenie ochrany osobných údajov Rímskokatolíckou cirkvou v Slovenskej republike
6. Pokiaľ plánujem vyhotovovať fotografie detí (napr. z 1. sv. prijímania) a dať ich na webstránku farnosti, alebo chcem vyhotoviť tablo detí, ktoré je vyvesené v kostole, musím zabezpečiť písomný súhlas od každého rodiča. Odporúčame prispôsobiť si vzor súhlasu z prílohy.
7. Pokiaľ vo farnosti zvykne zapisovať údaje do kroniky dobrovoľník/iná osoba, správca farnosti je povinný nechať podpísať každej takejto osobe vyhlásenie mlčanlivosti - čl. X ods. 3, príloha V Dokumentu Zabezpečenie ochrany osobných údajov Rímskokatolíckou cirkvou v Slovenskej republike.
8. Opatrenia vo vzťahu k tlačivu Záznam o spracovateľských činnostiach
Farnosť, ktorá nemá žiadnych zamestnancov ani dobrovoľníkov: Na karte prevádzkovateľ v riadku 4 vyplní údaje diecézy/eparchie, do ktorej patrí (žltým označené). Ak má táto farnosť kamerový systém: tak vyplní v tabuľke pod tým v riadku 13 údaje o farnosti, keďže tu je v postavení prevádzkovateľa. Ak nemá farnosť kamerový systém, tak túto druhú tabuľku od riadku 12 vymaže.
Na karte sprostredkovateľ v riadku 3 vyplní údaje o farnosti. V riadku 6 opäť vyplní svoju diecézu/eparchiu. (označené žltým)
Takto vyplnený záznam uchová správca farnosti (v počítači alebo vytlačí), aby bol k dispozícii, ak ho o to požiada Úrad na ochranu osobných údajov.
Farnosť, ktorá má okrem správcu farnosti iných zamestnancov ALEBO dobrovoľníkov: Na karte prevádzkovateľ v riadku 4 vyplní údaje diecézy/eparchie, do ktorej patrí (žltým označené).
Na karte prevádzkovateľ v riadku 12 vyplní údaje o svojej farnosti (označené žltým), pretože vo vzťahu ku svojim zamestnancom alebo dobrovoľníkom je v pozícii prevádzkovateľa.
Ak nemá farnosť dobrovoľníkov, vymaže riadok 18.
Ak nemá farnosť kamerový systém, vymaže riadok 19.
Na karte sprostredkovateľ v riadku 4 opäť vyplní svoju farnosť a v riadku 6 svoju diecézu/eparchiu.
V prípade, že pre farnosť vedú niektoré údaje ďalší sprostredkovatelia v pozícii firiem/živnostníkov (napr. účtovníctvo, personalistika), v riadku 7 uvedú túto osobu; ak je potrebné, pridajú viac riadkov pre každú
osobu samostatne. V riadku 9 opäť uvedie svoje údaje farnosť. Analogicky k týmto údajom farnosť vyplní údaje, ktoré pre farnosť tieto osoby v pozícii sprostredkovateľov spracúvajú (od riadku 14)
Takto vyplnený záznam uchová správca farnosti (v počítači alebo vytlačí), aby bol k dispozícii, ak ho o to požiada Úrad na ochranu osobných údajov.
Poznámka k dobrovoľníkom (upravené 7.6.2018 vrátane formuláru B):
Podľa zákona o dobrovoľníckej činnosti nemusí byť zmluva písomná, môže byť aj ústna. Niektoré farnosti vedú zoznamy dobrovoľníkov a počet ich odpracovaných hodín pre účely potvrdenia o dobrovoľníckej činnosti. Zároveň, ak dobrovoľník vykonáva činnosť, pri ktorej prichádza do styku s osobnými údajmi, musí podpísať poučenie a mlčanlivosť, ktoré si správca farnosti zakladá a teda vedie osobné údaje o dobrovoľnikoch.
Ak ani jedno z uvedených nie je váš prípad (napríklad máte dobrovoľníka len na kosenie a pod.), tak použite formulár A.