Ochrana osobných údajov - povinnosti pre inštitúty zasväteného života a spoločnosti apoštolského života (rehole)
1. Vytvoriť na webstránke rehole odkaz „ochrana osobných údajov“, ktorý odkazuje na stránku Konferencie biskupov Slovenska gdpr.kbs.sk. Ak nemám zriadenú webstránku, dokument Zabezpečenie ochrany osobných údajov pre RKC a GKC musí byť fyzicky prístupný k nahliadnutiu kedykoľvek, ak o to požiada dotknutá osoba, o ktorej vediem osobné údaje.
2. Na webstránke rehole uvediem kontakt na zodpovednú osobu: Konferencia biskupov Slovenska, Kapitulská 11, Bratislava, IČO: 00684325, DIČ: 2020804841, email: dpo @ kbs.sk, https://gdpr.kbs.sk
Opatrenia vo vzťahu k zamestnancom:
3. Interne v rámci rehole vo vzťahu k zamestnancom rehole, ktorí prichádzajú vo svojej práci do styku s osobnými údajmi, zabezpečím povinnosť mlčanlivosti a poučenie poverených osôb (Vzor v prílohe; podpísaný uložím vo svojej dokumentácii). Analogicky toto zabezpečím aj s inými osobami - napríklad pre dobrovoľníkov z radov laikov, ktorí nie sú členovia rehole, ani zamestnanci rehole.
Súčasným aj novým zamestnancom dám písomné oboznámenie dotknutej osoby – viď príloha. V prípade, že zamestnanec bude žiadať potvrdenie o tom, ako sa spracovávajú jeho osobné údaje, použite obmenu tlačiva „oboznámenie“ zmenou nadpisu na „potvrdenie“. Obsah je v súlade s požiadavkami platnej legislatívy.
4. Ak personalistiku a/alebo účtovníctvo (inú agendu) nevedie zamestnanec, ale živnostník alebo obchodná spoločnosť, musím s týmto „sprostredkovateľom“ uzavrieť dohodu, ktorá má náležitosti uvedené pod čl. VI ods. 4: Príloha I Dokumentu Zabezpečenie ochrany osobných údajov Rímskokatolíckou cirkvou v Slovenskej republike
5. Poverím osobu (v dokumente pod vzorom pod bodom 4), ktorá bude nahlasovať závažné incidenty zodpovednej osobe v KBS.
6. Preskúmam, či vediem o zamestnancoch len taký rozsah osobných údajov, ktorý skutočne potrebujem. Teda, ak vediem osobné údaje nad rámec zákonných účelov, musím mať písomný súhlas všetkých dotknutých osôb (napríklad ak chcem zverejniť fotografiu zamestnancov na svojej webovej stránke; ak vediem biometrický dochádzkový systém; ak mám kamerový systém v budove a pod.).
7. Ak vediem elektronické dochádzkové systémy, vrátane takých, ktoré zaznamenávajú biometrické údaje (odtlačok prsta, snímok tváre, a pod.), zabezpečím k nim potrebnú dokumentáciu od dodávateľa, z ktorej je zrejmé, kde sa uchovávajú tieto údaje, v akom časovom intervale sa premazávajú. Len poverené osoby môžu mať prístup ku týmto údajom, čo musím zabezpečiť podpisom v dokumente pod bodom 4. a v praxi (napr. vytvorením konta a hesla pre každú osobu a pod.)
8. Ak vediem kamerový systém v interných priestoroch, ale aj v exteriéri, mám k nim potrebnú dokumentáciu od dodávateľa, z ktorej je zrejmé, kde sa uchovávajú tieto údaje, v akom časovom intervale sa premazávajú. Len poverené osoby môžu mať prístup ku týmto údajom, čo musím zabezpečiť podpisom v dokumente pod bodom 4. a v praxi (napr. vytvorením konta a hesla pre každú osobu a pod.)
9. V prípade vstupu do spisov rehole pre vedecké a akademické účely, osoba musí podpísať vyhlásenie mlčanlivosti čl. VIII ods. 7: Príloha III Dokumentu Zabezpečenie ochrany osobných údajov Rímskokatolíckou cirkvou v Slovenskej republike.
10. Opatrenia vo vzťahu k rehoľou zriadeným školám a školským zariadeniam – viď sekciu „Školstvo“
11. Opatrenia vo vzťahu k rehoľou zriadeným zariadeniam poskytujúcim sociálne služby, iné služby viď sekciu „Iné právnické osoby“
12. Vypracujem tlačivo „Záznam o spracovateľských činnostiach“: viď vzor
13. Spracovanie osobných údajov o iných osobách, ktoré sú s prevádzkovateľom v obvyklom styku, ak majú prístup k osobným údajom iných, dať podpísať mlčanlivosť. Ak ide napr. o vami spracovávané údaje o týchto osobách, lebo sú to dobrovoľníci, alebo členovia vašich organizácií – tretie rády, pridružení laici, duchovné rodiny – bez právnej subjektivity – považujú sa za osoby, ktoré sú s cirkvou v styku kvôli jej vnútorným účelom, kvôli hlavnému poslaniu vášho inštitútu alebo s ním súvisiacemu (nemusí byť písomný súhlas). Je to dané ich samotným vstupom do tohto spoločenstva, združenia – ako vnútorná záležitosť cirkvi. - sa riadi podľa článku VII. dokumentu Zabezpečenie ochrany osobných údajov
14. Spracovanie osobných údajov iných osôb - účastníkov podujatí, ktoré organizuje RI (púte, detské a mládežnícke tábory, atď), zoznam ľudí na adorácie, upratovanie kostola, a iné – vždy musí byť ich písomný súhlas.